メール処理 賢く短く

 ビジネスメールに関して某社の調査によれば、メールの確認頻度は、
 ・届いたらその都度開く・・・・33.3%
 ・1日に11回以上開く・・・・19.1%
 ------------------------------------------
                52.4%
 つまり、ビジネスマンの半数以上が1日に10回以上メールチェックしている。
 ○も含めて、実際にはこの程度じゃないと思う。1日に軽く100回以上はメールを開いているんじゃなかろうか?

 送信数、メール作成工数は勤務時間の1時間ぐらいを費やしているとの結果だが、これも甘いな。下手したら一日の大半だったりして?

 今回、○の「目から眼鏡が落ちた」のがいくつかある。
 思い違いかはたまた正解か?

 メールの効率的な管理術の鉄則!

 その1】クイックレスポンスを避けること
        直ぐに返信すると、相手もまたすぐに返信してくるので
       チャット状態になる。「早く送らないと」と急ぐことはない。
       クイックレスポンスを避けると、メールの中身が整理され、
       見やすいメールが送信できる。

        特段急ぐ必要がない限り、1日のうちの予め決めた時間帯
       にやるほうがよい。

        ○はコレはダメだな。クイックレスポンスを心がけてしまう。    

 【その2】返信を書く時間帯は、就業時間前が効果的
        脳が活性化している午前中や日中の時間帯は、別の創造的な
       作業に充てるほうが望ましい。返信はそれなりに時間がかかり、
       疲労感が溜まるが、取り立てて想像力が求められるわけではない。
        当日中に返事できないメールは必ず翌日までに処理する。

        ○はコレもだめだな。朝一が脳みそが回っているような気がする。


【その3】スケジュール情報は転記する
        重要なアポイントメントや会議日程(○の場合は飲み会情報)
       は、直ぐにメモ帳や手帳に転記する。

        これは大丈夫だ!お金ないから電子**はない!


 【その4】受信フォルダ(INBOX)には未処理メールしか残さない
        メールの返信忘れを防ぐ。見たメールはフォルダに移動する。


◆ビジネスメールで好感度を上げるには
 参考になりそうだから持ってきたけど、13番目に逆のことが出ている。

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この記事へのコメント

momomo
2012年03月17日 01:19
○さん、こんばんは。

ぼくは1日2~3回チェックしますけど、
便利である反面、時間取られるなあとも思っています。
無礼なメールに腹を立てることもあったりして、
でもいまや、ないと困るんですよねえ…。
島酔潜人
2012年03月17日 10:21
メールに忙殺されるって.. わかります。
サラリーマン時代、200通/日くらいあったので、いろいろと工夫しました。その時にやっていたことは、
1.メールは速攻で開き、さらっと読んで、Action/Justanswer/watch の三段階に振りわける。(緊急度が高いもの&海外とのやり取りが多かったので)
2.自動振り分け機能を多様する。
 フォルダ分け、色、緊急度、自動削除等
2.1 業務連絡、ニュースメールなどはこれで振り分けて後で読む。
 2.2 おえらい方、お客さんからのメールには赤色&フラグを立て、優先的に読む。
 2.3 嫌いな人、いやな奴、だらだらと書いてくる奴からのメールは、そのまま削除フォルダに入れ、電話がかかってくるまで無視。(よく、なんで読んでくれないのって文句言われました)

でも、いまやメールは過去の遺物のようで、アメリカでは、メールを禁止して社内ソーシャルネットワークのコミュニケーションに切り替えている会社が増えていると聞いています。
なんにしろ、ネチケットが大事ですね。
Emacs でメールを始めた頃、上司からメール禁止令が出た時代が懐かしいです。
2012年03月17日 14:40
>mommoさん
 そうですよね、一日数回というのが適当な回数だと思います。
 電話での多者通話が一般にも普及していたらまた変わった展開だったかもしれませんね。
 答えたくないメールを書くのが一番憂鬱になります。
2012年03月17日 14:50
>島酔潜人さん
 だいたい似たようなことをやっています。
 
・メール読むのは一画面ぐらい。スクロールして読むような長いメールは後半は殆ど読みませんね。だからメールは結論を真っ先に書かないとダメです。

・フォルダー振り分けは当たりまえの時代です。マルメガとか転送されてくるメールは最初からゴミ箱直行です。

・返事の必要があるメールにはフラグを立てています。
・POPでメールを取りに行く間隔を10分ぐらいにしているんですが、メールを送ったら直ぐに電話してきて「メールで送った件だけど」とか言われるとむっとしますね。
・EMACS懐かしい。もうコマンド忘れちゃいました。

レン
2012年03月19日 11:52
ビジネスマンはメール処理も大変なのですね!
1日に200通とか、考えられません。

だらだらといっぱい書いてしまうのは、迷惑きわまりないことですね。
気をつけます。
2012年03月20日 18:45
>レンさん
 200通も読む人は、中身をほとんど読んでいませんし、スクロールして読むことはありません。

 ビジネスメールは、結論だけ真っ先に書いてあれば中を見なくてもすみます。